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档案管理不简单,4个步骤要牢记:整理,管控,节约和处罚 原创2022-01-30 10:02·一分钟沟通课

发表时间:2022-05-11 11:17作者:广西桂林市云程档案管理有限公司网址:http://www.glyuncheng.com

什么是档案管理

档案管理又称档案工作。档案(室)直接管理档案实体和档案信息,提供利用服务,是各类业务工作的总称


从公司文件、档案到人事档案,从国家到单位,每个环节都需要进行档案管理


其主要目的是管理相关信息,以便查询和验证


因此,档案管理非常重要

因此如何管理档案

主要分为下列几个步骤,可供参考(每家公司的文件管理类似):

1-排序方法:

根据分类和成立时间进行排序

分类:根据要求的分类方法进行分类

文件并区分不同的值以确定存储期限:永久,长期和短期

2-过程控制管理:

公司保存的档案:公司及子公司各部门资料员平时做好文件预归档工作,并将之上季度需要归档的预归档文件整理成册,在活动结束之后或每个季度第一个月的第10天以前交办公室保管。任何人不得将其作为自己的

下属部门保管的档案:应在每个季度第一个月的第10天以前将其汇编成册并提交办公室,各级保管员应当在每年2月10日后将《档案总目录》和《预归档材料目录》报送办公室。

办公室应当根据各部门报送的《档案总目录》和《预归档材料目录》进行定期或不定期检查,监督各部门的档案管理工作部门及各部门

3-借阅管理:

如果公司需要借阅文件,应填写《文件查阅表》。员工不得随意携带公司重要文件、资料。如果他们需要带他们出去工作,他们需要办理文件借阅手续。经办公室批准之后可取出,使用之后归还

阅览员必须妥善保管借阅的文件,不得擅自复制、交换、涂改、污渍、抄写等,不得随意放置,以免丢失

4-处罚管理:

有下列行为之一的,工资将根据情况的严重程度予以扣除。构成犯罪的,依法追究刑事责任:

1损毁、遗失或者擅自销毁企业档案

2擅自对外提供、复制企业档案

3涂改、伪造档案

4档案管理人员未及时向档案馆报告或者管理不善的

5借阅的,未办理手续,擅自越级调出或查阅(对档案管理人员同样处罚)


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